Case z własnej skrzynki

1273 maile w tydzień. Co oddałam asystentce AI, a co zostało u mnie

Przez tydzień przebudowywałam obsługę własnej poczty. Nie po to, żeby pokazać technologię, tylko żeby sprawdzić, gdzie realnie ucieka mi czas. Poniżej liczby, trzy błędy, które popełniła asystentka, i granica, której nie pozwoliłam jej przekroczyć.

Ania Barańska, 4 sierpnia 2026

Klientka czekała na mnie 101 dni

Zapytała dwa razy o dokumenty i płatność. Oba maile leżały nietknięte ponad trzy miesiące, przykryte tysiącem newsletterów.

Nie zignorowałam ich świadomie. Po prostu ich nie zobaczyłam. I to jest cała różnica między "mam bałagan w skrzynce" a "tracę klientki, nie wiedząc o tym".

Co było w środku, po policzeniu

Zaczęłam od liczb, bo bez nich każda decyzja o automatyzacji jest zgadywaniem.

• 1273 wiadomości w skrzynce
• 553 powiadomienia w jednej zakładce
• 713 kopii roboczych, najstarsze sprzed sześciu lat
• 101 dni czekała najstarsza realna sprawa

Miałam już asystentkę AI, która klasyfikuje pocztę i pisze pierwsze wersje odpowiedzi. Sprawdziłam, co robi naprawdę, zamiast zakładać, że skoro działa, to pomaga. I to była najciekawsza część tygodnia.

Prawie 44 procent wiadomości nie miało przypisanej kategorii. Przez trzy miesiące rozpoznała zero zapytań handlowych, bo warstwa rozpoznająca była wyłączona dla oszczędności. Nowa osoba pytająca o wycenę trafiała do tego samego worka co powiadomienie o aktualizacji wtyczki.

Najbardziej absurdalne: w kolejce czekało 19 gotowych odpowiedzi na alerty bezpieczeństwa. Czyli uprzejme maile do robota, który nigdy ich nie przeczyta.

Trzy błędy, zanim zaczęła pomagać

Pisała per Pani do osoby, z którą jestem na ty

Zwróciłam uwagę raz, potem drugi. Dopiero za trzecim razem sprawdziłam przyczynę: w regułach była lista słów wymuszających formalny ton, a wśród nich słowo "klient". Ponieważ każda moja klientka ma w opisie słowo "klient", wszystkie dostawały formę per Pani. To nie był kaprys modelu, tylko literówka w logice.

Zagłuszyła alarm o awarii

Kiedy kazałam jej archiwizować powiadomienia z systemów, zaczęła archiwizować także wiadomości o błędzie krytycznym strony. Zapytałam, co się stanie, jeśli strona klientki padnie. Odpowiedź brzmiała: nic, nie dowiesz się. Zasada poszła do poprawy tego samego dnia: lepiej kilka fałszywych alarmów w skrzynce niż jeden zagłuszony prawdziwy.

Nie uczyła się z moich poprawek

Za każdym razem, gdy poprawiałam odpowiedź, moja uwaga zapisywała się do bazy. Której nikt nie czytał. Dowód znalazłam we własnych notatkach, gdzie napisałam: "mówiłam już, że jesteśmy na ty".

Technologia nie zapamiętuje sama z siebie. Zapamiętuje tylko to, co ktoś świadomie zapisze w regule, w pliku albo w bazie. Rozmowa, po której nic nie zostało zapisane, nie zmienia niczego.

Gdzie postawiłam granicę

Jedna zasada, nietknięta przez cały tydzień: żaden mail nie wychodzi bez mojej decyzji.

Asystentka przygotowuje pierwszą wersję. Ja dostaję ją na telefon razem z informacją, kto napisał i czego dotyczy sprawa. Mogę zatwierdzić, poprawić albo odrzucić. Kiedy poprawiam, dostaję poprawioną wersję do ponownego zatwierdzenia, a nie gotowy wysłany mail.

Ta granica kosztuje jedno kliknięcie i uważam, że jest warta swojej ceny. W ciągu jednego tygodnia asystentka zdążyła napisać do klientki w złej formie, pomylić dzień spotkania i zupełnie źle zrozumieć, o co prosi kancelaria. Wszystkie trzy poszłyby do ludzi, gdyby nie to kliknięcie.

Co zostało w skrzynce

Ze 113 rozmów w zakładce głównej zostało zero. Nie dlatego, że wszystko odpisałam. Dlatego, że rozdzieliłam dwie rzeczy, które wyglądały tak samo.

Newslettery i powiadomienia poszły do własnych folderów. Wątki, na które już odpowiedziałam, poszły do folderów klientek. A 108 rozmów, w których ktoś czeka na moją odpowiedź, dostało jedną etykietę: do odpowiedzi.

Tych 108 żadna reguła nie zdejmie, bo to nie jest bałagan. To jest praca. Różnica polega na tym, że teraz widzę ją jako listę, a nie jako tysiąc maili, w których gdzieś siedzi klientka czekająca sto dni.

Zanim cokolwiek zautomatyzujesz, policz

Nie namawiam Cię do budowania tego samego. Namawiam do policzenia. Trzy pytania, na które odpowiedź zajmie godzinę i da więcej niż każde narzędzie:

• Ile wiadomości dziennie naprawdę wymaga Twojej decyzji, a ile tylko zajmuje miejsce
• Ile z nich pochodzi od ludzi, a ile od systemów, które nie czekają na odpowiedź
• Która sprawa czeka najdłużej i dlaczego jej nie widzisz

U mnie odpowiedź na trzecie pytanie brzmiała: sto jeden dni. Podejrzewam, że u Ciebie też będzie niewygodna.